Чек-листы операционного директора

Все чек-листы — рабочий инструмент. Заполнение фиксируется (галочка с датой), хранится минимум 24 месяца (в роли ОД срок хранения дольше — для аналитики).

Логика: ОД координирует ~88 человек через ~10 ключевых руководителей. Без чек-листов либо тонет в задачах, либо теряет ключевые управленческие функции.

ЧЕК-ЛИСТ 1. Ежедневный (заполняет в конце дня)

Дата: _______ ОД: _______

Управление

• Утренний обзор сделан (дашборды + чаты + эскалации)
• Все плановые встречи на сегодня — состоялись или перенесены явно
• Если были эскалации — все обработаны или есть статус

Стратегия

• Минимум 30 минут на стратегическую/проактивную работу
• Если в работе стратегические инициативы — есть прогресс

Связь с собственником

• Все эскалации к собственнику отправлены
• Если есть вопросы для синка с собственником — записаны

Тревожные сигналы (см. 06-ruka-na-pulse.md)

• Проверены тревожные сигналы за вчера
• Эскалировано к собственнику, если нужно

Документы

• Заметки за день внесены в дневник ОД
• План на завтра составлен

Если хотя бы одна галочка не стоит — день не закрыт.

ЧЕК-ЛИСТ 2. Недельный (заполняет в пятницу)

Неделя с _____ по _____ ОД: _______

Управление

• Понедельничная групповая планёрка с РФ проведена (1.5 часа)
• Все плановые 1-1 за неделю состоялись (минимум 5)
• Командировка (если по графику) проведена
• Дайджест собственнику отправлен в пятницу

Операционные KPI сети

• Дашборд сети проверен 5 дней из 5
• Все «красные» сигналы — есть план или статус
• Все 7 городов проанализированы (выручка, прибыль, операционные KPI)

Стратегия

• Стратегическая работа за неделю — минимум 5 часов
• Если в работе инициативы — есть прогресс

Команда

• Если есть открытые конфликты — есть статус разрешения
• Если есть открытые наймы — есть прогресс

Документы

• Дашборд недели заполнен
• Отчёт собственнику (дайджест) отправлен
• Заметки за неделю систематизированы

Следующая неделя

• План на следующую неделю составлен
• Все встречи в календаре

ЧЕК-ЛИСТ 3. Ежемесячный (последняя пятница)

Месяц _____ ОД: _______

Финансы (главный блок)

• Сводный P&L всей сети закрыт к 7-му числу следующего месяца
• Выручка vs план: ___ %
• Прибыль vs план: ___ %
• ФОТ ≤ 50% от выручки: ___ %
• Если отклонения > 10% — есть план корректировки

Операционные KPI сети

• База учеников: ___ (тренд — рост/падение)
• Месячный отток: ___ %
• Лидген (анкеты по сети): ___
• Конверсия пробное → продажа: ___ %
• Доля голосовых звонков фермеров: ___ %
• Качество (балл методиста): ___

Управленческая команда

• Все 7 РФ получили 1-1 в этом месяце
• Все 5 центральных функций получили 1-1
• Если есть РФ / руководитель в зоне риска — есть план

Стратегические инициативы

• Минимум 1 стратегическая инициатива — есть прогресс
• Презентация результатов собственнику подготовлена
• Стратегическая сессия с собственником прошла

Самооценка

• Заполнила мини-опрос для себя: что получилось, что — нет

ЧЕК-ЛИСТ 4. Понедельничная групповая планёрка с РФ (1.5 часа)

Дата: _____ Участники: _____

Подготовка (за день до)

• Сводка KPI сети за прошлую неделю готова
• Повестка планёрки сформулирована (3-4 темы)
• Презентация (если нужна) — подготовлена

Структура планёрки

• Начало вовремя
• Открытие, повестка (5 минут)
• Каждый РФ — итоги недели + приоритеты (по 4-5 минут × 7 = 30 минут)
• Обсуждение общих тем (30 минут)
• Закрытие, договорённости (15 минут)
• Завершение вовремя

Что НЕ делать

• НЕ разбираю конкретные кейсы (это в 1-1)
• НЕ критикую РФ при остальных
• НЕ затягиваю > 1.5 часов

После

• Протокол планёрки сохранён в общем чате
• Все договорённости — поставлены в трекер задач

ЧЕК-ЛИСТ 5. 1-1 с РФ (раз в 2 недели)

Дата: _____ РФ: _____ Город: _____ Длительность: 45-60 минут

Подготовка

• Прочитала дашборд филиала
• Знаю текущие KPI (выручка, прибыль, операционные)
• Готова к открытому разговору

Структура встречи

1. Дела филиала (15-20 минут)

• Спросила о статусе главных приоритетов
• Что хорошо
• Что плохо
• Что нужно от меня (бюджет, решения, поддержка)

2. Команда (10-15 минут)

• Кто в зелёной/жёлтой/красной зоне
• Есть ли сложности с конкретными людьми

3. Стратегия города (10 минут)

• Прогресс по стратегическим инициативам в городе
• Гипотезы для тестирования

4. Личное развитие РФ (10 минут)

• Чему хочет научиться
• Какая поддержка нужна

5. Договорённости (5 минут)

• Конкретные действия с обеих сторон, с датами

После встречи

• Записала в дневник ОД
• Если есть запросы — поставила задачу
• Через неделю — короткий чек-ин по результатам

ЧЕК-ЛИСТ 6. 1-1 с центральной функцией (методист, РОП, РОС, маркетолог, HR)

Дата: _____ Функция: _____ Длительность: 45-60 минут

Структура

1. Главные показатели функции (10-15 минут)

• Спросила о ключевых KPI
• Понимаю, что хорошо, что плохо

2. Взаимодействие с филиалами (10-15 минут)

• Какие конфликты или сложности с РФ
• Где нужна моя помощь как ОД

3. Стратегические задачи функции (10 минут)

• Прогресс по инициативам этой функции
• Запросы / предложения

4. Личное развитие (10 минут)

• Чему хочет научиться, куда расти

5. Договорённости (5 минут)

После встречи

• Заметки в дневник ОД
• Договорённости — в трекер

ЧЕК-ЛИСТ 7. Командировка в город (раз в квартал, 1-2 дня)

Город: _____ Даты: _____

ДО командировки

• Согласована с РФ (минимум за 7 дней)
• Бронирование (билеты, гостиница) оформлено
• Сформулирован фокус командировки (3-5 пунктов)
• Запрошена информация: расписание уроков, состав команды, текущие проблемы

День 1

• Встреча с РФ (1.5-2 часа): сводка ситуации
• Посещение 2-3 уроков
• 1-1 с тьюторами / администратором / менеджером развития (по 30 минут × 3-4 человека)

День 2 (если есть)

• 1-1 с РФ (глубокое обсуждение стратегии города)
• Если есть внешние партнёры (директор школы и т.п.) — личная встреча
• Финальная встреча с РФ — договорённости с дедлайнами

ПОСЛЕ

• Отчёт собственнику (1-2 страницы) в течение 3 дней
• Договорённости с РФ внесены в общий трекер
• Команда филиала получила письменное summary встречи

ЧЕК-ЛИСТ 8. Месячный синк с собственником (1.5-2 часа)

Дата: _____ Месяц: _____

Подготовка (за 24 часа)

• Презентация готова
• Все KPI сети зафиксированы
• Список «нужно решений от собственника» — составлен (3-5 пунктов)

Структура встречи

1. Финансы и KPI (20 минут)

• P&L сети
• Главные операционные KPI
• Тренды

2. По городам (20 минут)

• Топ-3 города (что хорошо)
• Топ-3 проблемных города (что плохо, что планирую)

3. Главное за месяц (15 минут)

• Что хорошо
• Что плохо
• Что неожиданно

4. Открытые вопросы (20 минут)

• Эскалации к собственнику
• Предложения / гипотезы

5. Стратегия (15 минут)

• Прогресс по стратегическим инициативам
• Гипотезы / новые идеи

6. План следующего месяца (10 минут)

После встречи

• Протокол отправлен собственнику в течение 24 часов
• Все договорённости — в работу

ЧЕК-ЛИСТ 9. Стратегическая сессия с собственником (раз в квартал, полдня)

Дата: _____ Квартал: _____

Подготовка (за 1-2 недели)

• Глубокий аналитический материал (10-20 страниц)
• Финансовые прогнозы на 6-12 месяцев
• Сценарии (3-5 главных стратегических развилок)
• Внешний контекст (рынок, конкуренты, тренды)

Структура сессии (4 часа)

1. Срез ситуации (45 минут)

• Где сеть сейчас
• Куда движется (тренды)

2. Финансовые прогнозы (45 минут)

• Прогноз выручки и прибыли
• Сценарии (базовый, оптимистичный, пессимистичный)

3. Стратегические развилки (1.5 часа)

• 3-5 главных решений на следующий период
• Аргументы за / против каждого

4. Решения и план (45 минут)

• Согласование стратегических решений
• Декомпозиция на квартал

После

• Протокол сессии — в письменном виде, согласован с собственником
• План на квартал утверждён
• Управленческая команда информирована (на следующей групповой планёрке)

ЧЕК-ЛИСТ 10. Найм ключевой роли (РФ, центральная функция)

Должность: _____ Кандидат: _____

Подготовка

• Согласована вакансия с собственником
• Описание соответствует ../ (соответствующая папка должности)
• HR подключён

Финальное собеседование (с участием ОД)

• Прочитала резюме до встречи
• Подготовила 5-7 вопросов под роль
• Длительность не менее 60 минут (для РФ — 90 минут)

Решение

• Согласовано с собственником
• Согласовано с центральной функцией (методист — для РФ)
• Оффер сделан в срок

После найма

• Запущена программа онбординга (см. соответствующую папку)
• Назначен наставник
• Все доступы готовы

ЧЕК-ЛИСТ 11. Аттестация управленческой команды (раз в полгода)

Подготовка

• Каждый ключевой руководитель — KPI замерены за период
• Опрос команды для каждого руководителя (анонимно через HR)
• Самооценка каждого

Сама аттестация

• 1-1 с каждым руководителем (1.5-2 часа)
• Обзор результатов
• Обсуждение зон роста
• Решения по премиям и зарплате

После

• Отчёт собственнику по итогам аттестации
• Решения по зарплатам / премиям внедрены

КАК ХРАНЯТСЯ ЧЕК-ЛИСТЫ

Где:

• Google Drive: KIBERone Management / Чек-листы ОД / [год] / [месяц] /
• Каждый чек-лист — отдельный файл с датой
• Раз в квартал — архивируется

Доступ:

• ОД — пишет
• Собственник — читает все
• HR — читает аттестации

Срок хранения:

• Ежедневные / недельные — 12 месяцев
• Месячные / квартальные — 24 месяца
• Найм / увольнение / аттестации — бессрочно
• 1-1 встречи — 12 месяцев

Правило: если чек-лист не заполнен или потерян, считается, что соответствующая работа НЕ была сделана.