04. Чек-листы HR-специалиста

Все чек-листы — рабочие. HR держит их в Notion / Google Sheets и проходит каждый этап с галочками, а не «по памяти».

ЧЕК-ЛИСТ 1. Открытие новой вакансии

Когда применять: получена заявка на найм от линейного руководителя или собственника.

• Получена устная или письменная заявка от руководителя
• Уточнено: роль, город, full-time/part-time, требуемая дата выхода
• Уточнено: вилка зарплаты (с собственником, если нестандартная)
• Уточнены формальные критерии (возраст, образование, опыт)
• Уточнены soft skills (особенности характера)
• Уточнены приоритетные качества («самое главное» — 1-2 пункта)
• Сверено с описанием роли в positions/<role>/01-rol-i-funkcii.md — нет ли расхождений с заявкой
• Написан текст вакансии: заголовок, описание, требования, условия, бонус-преимущества KIBERone
• Текст вакансии согласован с руководителем (направил → получил «ок»)
• Размещено: HH.ru
• Размещено: Telegram-канал города
• Размещено: ВКонтакте (группа города)
• Размещено: Авито (если массовая роль)
• Отправлен запрос менеджеру развития / РФ города на репост в локальные каналы
• Отправлен запрос команде на «расскажите знакомым» (особенно если ассистент / промоутер)
• Запись в журнале вакансий (дата открытия, источник, ответственный)

Дедлайн: все 16 пунктов — в первый день после получения заявки. Если массовая роль — даже в первые 2-4 часа.

ЧЕК-ЛИСТ 2. Скрининг резюме (для каждого отклика)

Когда применять: новый отклик / самовыдвижение пришло.

Этап 1. Формальный отсев (30 секунд)

• Возраст соответствует (для тьютора — 19+, для РФ — 25+, и т.д.)
• Город соответствует (или готов к переезду)
• Образование / опыт соответствует
• Контактные данные есть и актуальны
• Резюме не «копипаст» (личностный текст, а не общие фразы)

❌ Если 1-2 пункта не соответствуют — отказ автоматический (но обязательно ответ кандидату «спасибо, не подходите по причине X», не оставлять без ответа).

Этап 2. Качественный отсев (3-5 минут)

• Опыт работы релевантен (хотя бы частично)
• Стабильность: смены работы не чаще 1 раза в год (для опытных)
• Адекватный текст «о себе»
• Уровень русского — норма (для ролей, где важно: тьютор, ОМ, фермер, хантер)
• Нет «красных флагов»: конфликты с прошлыми работодателями в открытом доступе, неадекватные посты в соцсетях

✅ Прошёл оба этапа → приглашаем на собеседование.

ЧЕК-ЛИСТ 3. Перед HR-собеседованием

• Подтверждено время с кандидатом (за 1 день — напоминание)
• Подготовлены 5-7 структурированных вопросов под роль
• Перечитано резюме за 5 минут до начала
• Открыта форма для записи результатов (Notion / Excel)
• Открыта вкладка с описанием роли (если кандидат спросит)
• Если Zoom — проверена связь, ссылка отправлена

ЧЕК-ЛИСТ 4. Структура HR-собеседования (30-40 мин)

Открытие (3 мин)

• Поздоровались, представились, кратко рассказали о компании (KIBERone — IT-школа для детей, 7 городов, 87 человек)
• Спросили: «Что знаете о KIBERone?» → калибруем, что рассказывать дальше
• Объявили план встречи: «20 минут о вас, 10 минут о роли, 5-10 минут на ваши вопросы»

Блок «О кандидате» (15-20 мин)

• Расскажите о себе кратко (1-2 минуты)
• Последнее место работы: что делали? Почему уходите / ушли?
• Что вам нравилось в работе? Что не нравилось?
• Какие 3 ваши главные сильные стороны? (просим примеры, а не общие слова)
• Какая ваша слабая сторона? Над чем работаете? (тестирует рефлексию)
• Кейс под роль (см. ниже по ролям) — 5-7 мин

Блок «О роли» (5-10 мин)

• Рассказать о роли — функции, задачи, что важно
• Рассказать об условиях: график, зарплата, бонусы, испытательный срок
• Рассказать о команде и руководителе

Блок «Вопросы кандидата» (5-10 мин)

• Дать кандидату задать вопросы
• Внимание: сильные кандидаты задают конкретные вопросы про команду, KPI, развитие. Слабые — только про зарплату и график

Закрытие (2 мин)

• Объяснить следующий шаг и сроки («дам ответ до пятницы», «следующий этап — собеседование с методистом во вторник»)
• Поблагодарили
• Сразу после — записать в Notion / Excel: оценка по 5-балльной шкале + 2-3 фразы про впечатление + решение (на след. этап / отказ / на «холд»)

Кейсы под роль (вкратце)

ЧЕК-ЛИСТ 5. Передача на финальное собеседование

Кому какой кандидат уходит:

Чек-лист передачи:

• Записаны заметки HR-собеседования в общий документ
• Прикреплено резюме к заметкам
• Назначена дата финального собеседования
• Кандидат проинформирован о следующем этапе (что, когда, с кем)
• Финальный собеседующий получил резюме + заметки HR минимум за 24 часа

ЧЕК-ЛИСТ 6. Оффер кандидату

• Финальный собеседующий принял решение «берём»
• Вилка зарплаты согласована (если выше плана — с собственником)
• Дата выхода согласована
• Звонок кандидату с оффером (живая речь, не письмо!)
• Оффер выслан письменно (на почту / Telegram) в течение 24 часов после звонка
• Получено согласие кандидата (письменно)
• Запланирована дата выхода
• Назначен наставник
• Подготовлен план первого дня (см. чек-лист 7)
• Линейный руководитель проинформирован
• Наставник проинформирован
• Приглашение в корпоративные чаты (по дате выхода)

ЧЕК-ЛИСТ 7. Первый день нового сотрудника

Заранее (за 1-2 дня)

• Подготовлены трудовой договор / ГПХ
• Подготовлены документы для подписи (договор + согласие на персданные + должностная инструкция + ознакомление с локальными актами)
• Готово рабочее место (стол / шкафчик / форма / доступы)
• Заказан корпоративный мерч (если есть)
• Создана корпоративная почта
• Заведён в CRM
• Заведён в Notion / Drive
• Добавлен в чаты команды

В день выхода

• Встретили в офисе / филиале
• Экскурсия по офису (15 мин)
• Знакомство с командой (по 1 минуте на человека)
• Подписание документов (30-45 мин)
• Передача под наставника
• Получены подписи в журнале инструктажа (ТБ, конфиденциальность)
• Запись в базу сотрудников (ФИО, дата выхода, должность, наставник, дата окончания испытательного срока)
• Назначена встреча на 7-й день (контрольная точка)

ЧЕК-ЛИСТ 8. Адаптация — контрольные точки

День 7 (15-20 мин с новичком)

• Как настроение?
• Что понятно, что непонятно?
• Как с наставником?
• Что мешает работать?
• Чего не хватает?
• Записать ответы → передать наставнику + руководителю при необходимости

День 14 (15 мин с новичком + 10 мин с наставником)

• С новичком:
  • Уже выполняет задачи самостоятельно (какие)?
  • Что вызывает сложности?
• С наставником:
  • Как новичок? Темп нормальный?
  • Есть ли сомнения по прохождению испытательного срока?

День 30 (30 мин с новичком + 15 мин с руководителем)

• С новичком:
  • NPS работы (1-10)
  • Что бы изменил в адаптации?
  • Какие планы на следующий месяц?
• С руководителем:
  • Оценка работы (1-5)
  • Решение по продолжению испытательного срока
• Запись в дашборд

День 60 (15-20 мин с новичком)

• Как самостоятельная работа?
• Что бы хотел развивать?
• Готовится ли к закрытию испытательного срока?

День 90 — финальная встреча (30-40 мин)

• С новичком + руководителем:
  • Решение: проходит / не проходит испытательный срок
  • Если проходит — повышение оклада (если предусмотрено)
  • Закрытие испытательного срока в документах
  • Постановка целей на следующие 3 месяца
• Запись в дашборд: успешное прохождение испытательного срока (++ к KPI HR)

ЧЕК-ЛИСТ 9. Увольнение и exit-интервью

Когда сотрудник написал заявление

• Принято заявление (с датой, подписью)
• Согласована дата увольнения (стандарт — 14 дней; для ключевых ролей — 30 дней)
• Информирован линейный руководитель
• Информирован собственник (если ключевая роль)
• Запланирован exit-интервью (за 1-3 дня до последнего дня)
• Запланирована передача дел / клиентов / задач

Exit-интервью (30-40 мин, обязательный)

• Создана атмосфера откровенности («это для меня, не для протокола, ваши слова не передам в эмоциональной форме»)
• Главные вопросы:
  • Почему уходите? (настоящая причина)
  • Что было хорошо в работе?
  • Что было плохо?
  • Что бы вы изменили в роли / команде / компании?
  • Куда уходите? (если делится)
  • Если бы что-то изменилось — остались бы? Что именно нужно было бы изменить?
  • Кого посоветуете на ваше место?
  • Хотите ли вернуться в будущем?
• Записаны ответы (по горячим следам)
• Поблагодарили честно
• Если есть тревожные паттерны (повторяющиеся причины ухода) — записать в журнал паттернов

После увольнения

• Документы оформлены
• Расчёт согласован с бухгалтерией
• Возвращено имущество компании (ноутбук, ключи, мерч)
• Удалены доступы (CRM, почта, чаты)
• Запись в базу сотрудников: дата увольнения, причина, exit-интервью (ссылка)
• Запись в журнал текучки
• Если уволенный — ключевой / неожиданный — отчёт собственнику в течение 24 часов

ЧЕК-ЛИСТ 10. Ежемесячный отчёт собственнику

Когда: 1-2-я пятница нового месяца, за предыдущий месяц.

• Открыто новых вакансий
• Закрыто вакансий (с Time-to-hire по каждой)
• Осталось в работе на конец месяца
• Выходов на работу
• Прошедших испытательный срок (за месяц закрытий)
• Уволенных — общий счёт
• Уволенных — по ролям и городам
• Текучка % за месяц (по основным ролям)
• Текучка % YTD (с начала года)
• NPS адаптации (среднее по новичкам, прошедшим 30 дней)
• Главные паттерны exit-интервью (если есть)
• Тревожные сигналы (3-5 пунктов)
• План на следующий месяц
• Письмо отправлено собственнику + копия операционному директору
• Запланирована встреча для разбора (45-60 мин)

ЧЕК-ЛИСТ 11. Ежеквартальная пульс-проверка

Когда: 1 раз в квартал, в течение 2 недель.

• Подготовлен пульс-опрос (5-7 вопросов)
  • Насколько ты доволен работой? (1-10)
  • Понимаешь ли свои задачи? (1-5)
  • Получаешь ли обратную связь от руководителя? (1-5)
  • Видишь ли путь развития в компании? (1-5)
  • Что бы ты изменил в работе?
  • Что для тебя самое ценное в KIBERone?
• Опрос разослан всей команде (анонимно через Google Forms)
• Сроки ответа: 7 дней
• Собраны ответы (≥ 70% участия — иначе перезапуск)
• Анализ: средние оценки по ролям, городам, командам
• Тревожные сигналы выделены отдельно
• Отчёт собственнику и операционному директору
• Действия по результатам: 1-3 конкретных шага в ближайший месяц

ЧЕК-ЛИСТ 12. Командировка в удалённый город (Краснодар / Сургут / Пермь)

Когда: 1 раз в квартал минимум; обязательно в августе.

За 1-2 недели до поездки

• Согласованы даты с собственником и менеджером развития города
• Подготовлен список задач: с кем встретиться, какие собеседования провести, какие документы оформить
• Куплены билеты, забронирован отель
• Объявлено всей команде города (через РФ или менеджера развития)
• Запланированы собеседования с локальными кандидатами

В поездке (2-3 дня)

• Встреча с РФ / менеджером развития (1-2 часа): что в городе, какие проблемы с командой
• Знакомство со всеми тьюторами и ассистентами лично (если до сих пор не знаком)
• Финальные собеседования с локальными кандидатами
• Оформление документов на месте (если выходит локально на работу)
• Разговоры 1-на-1 с 3-5 ключевыми сотрудниками города
• Обход офисов / локаций
• Сбор обратной связи: что местная команда думает о центральном офисе

После поездки

• Отчёт собственнику и операционному директору в течение 3 дней
• Записаны проблемы / находки в журнал
• Запланированы действия по результатам (3-5 пунктов)
• Записана дата следующей командировки в этот город (через 3 месяца)