Офис-менеджер (администратор филиала) — рабочая папка должности

Кто такой офис-менеджер: локальный администратор филиала. Первое лицо, которое видит родитель в офисе. Координатор расписания, документооборота, помещения, приёма родителей и детей.

Зона ответственности: один филиал — приёмная зона, расписание, помещение, документы, координация с тьюторами/ассистентами/фермерами.

Главный продукт офис-менеджера: филиал, в котором всё работает гладко — родители приходят и чувствуют себя комфортно, расписание не сбивается, оборудование не подводит, документы не теряются.

Текущая ситуация (на 2026-05-01)

Из оргструктуры:

• В бэк-офисе сети есть «Офис-менеджер» — но это центральная роль, не локальная
• В каждом из 7 филиалов также нужен локальный администратор (фактически офис-менеджер на местах)
• В малых филиалах (Елабуга, Нижнекамск) роль может быть совмещена с другими (помощник менеджера развития, частичная занятость)
• В больших филиалах (Челны, Казань, Краснодар) — отдельная полноценная позиция

Эта папка описывает офис-менеджера филиала (локальная роль). Если в сети есть отдельный «офис-менеджер штаба» — для него отдельный документ при необходимости (но 80% содержания этой папки применимо).

Кому подчиняется

Подчиняется:

• Локально: руководителю филиала (РФ)
• Если РФ нет в этом городе: напрямую собственнику + методически центральному офис-менеджеру (если есть)

В подчинении: никого (исполнительская роль).

Размер штатных позиций:

Состав папки

Связанные документы

• ../05-rukovoditel-filiala/ — РФ (прямой руководитель)
• ../02-tutor/ — тьюторы (ежедневная координация по расписанию и помещению)
• ../09-fermer/ — фермер (информация о родителях, переносы, отработки)
• ../04-manager-razvitiya/ — менеджер развития (мероприятия в офисе, мастер-классы)

Главные ошибки в роли офис-менеджера (которые этой папкой пытаемся избежать)

1. «Просто сидит на ресепшен» — отвечает на телефон, но не координирует команду. Расписание сбивается, тьюторы недовольны.

2. «Не первое лицо» — при родителе грубовата / отвлечена / в телефоне. Родители получают первое впечатление о школе через офис-менеджера.

3. «Не дисциплинирована в документах» — теряет договоры, забывает заполнять журналы. Через 6 месяцев — бухгалтерский кошмар.

4. «Не контролирует помещение» — оборудование сломано, расходники кончились, мусор не выносится. Тьюторы тратят своё время на эти проблемы.

5. «Не отвечает на WhatsApp / телефон» — родители звонят в офис, никто не берёт трубку. Часть теряется, часть идёт к фермеру / РФ, перегружая их.

Все 5 ошибок — описаны с тем, как их избегать.

Особенности роли в KIBERone-сети

1. Офис-менеджер — главная точка контакта родителя с филиалом. Если фермер общается с родителем удалённо, то офис-менеджер видит родителей лично, когда они приводят / забирают детей. Это уникальный контакт.

2. Сезонность: сентябрь и январь — пиковые (новые родители, новые группы, много документов). Лето — спокойнее, но есть лагерь (своя специфика).

3. Много рутинных задач, мало стратегических. Это исполнительская роль. Главное — стабильность и качество базовых процессов.

4. Связь с продажами и удержанием. Если офис-менеджер «холодная» — родитель чувствует это и думает «может, и обучение такое же холодное?». Прямая связь с оттоком.

Норма нагрузки